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关于进一步规范和加强研究生档案管理的通知

发布时间:2020-06-30 15:29    浏览次数:    来源:

 

研字〔202042

各学院、研究院、中心:

    研究生档案管理是研究生教育管理工作的重要组成部分。为进一步落实《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》(教育部、国家档案局令第27号)及我校研究生管理工作相关规定的要求,实现研究生档案管理规范化、制度化、科学化,维护研究生档案的真实性、连续性和完整性,现就进一步规范和加强研究生档案管理工作有关要求通知如下。  

   一、落实档案管理部门职责。研究生档案是指在我校接受学历教育的博士研究生和硕士研究生(不包括留学生)在校就读期间形成的个人档案。博士研究生、学术型硕士研究生档案由研究生工作部负责管理,专业学位硕士研究生档案由所在学院、研究院、中心(以下简称“学院”)专人负责管理。研究生档案管理人员应认真履行岗位工作职责,学习档案管理法律法规,熟悉档案管理业务,严格遵守档案工作纪律,努力提高档案管理和服务水平。  

   二、完善档案保管硬件条件。各档案保管部门应将研究生档案存放在专门的档案保管室内,设置铁门、铁窗、铁柜进行保管,应具备防火、防潮、防盗、防光、防鼠、防虫蛀、防尘、防高温等功能,并应经常检查以确保安全。  

   三、严格执行档案管理制度。研究生档案管理人员应熟悉相关法律法规和我校档案管理制度。各专业学位硕士研究生培养单位的研究生档案管理参照《中央财经大学学术型研究生档案管理办法(试行)》(研字〔201335号)等相关规定和本通知要求执行。各专业学位硕士研究生培养单位可结合实际,依据上述办法和本通知制定实施细则。  

   四、规范在校学生档案管理。新生入学资格复查完毕后,各学院对新生档案进行初步整理,并建立学生档案。待新生正式取得学籍后,博士研究生、学术型硕士研究生档案统一移交研究生工作部;专业学位硕士研究生档案由学生所在学院自行保管。  

   档案管理部门应建立查阅、借阅登记制度。查阅、借阅档案时需严格按规定手续进行,办理登记手续;查阅研究生档案必须在档案保管室内,原则上不外借;非毕业、转学、开除学籍、退学、死亡等学籍变动情况,在校学生原则上不予办理档案转递。  

   五、加强归档材料交接工作。在校期间应归入研究生档案的材料由校内生成单位或校内经办单位及时收集、整理,填写《研究生档案归档材料交接清单》后交接至档案管理部门审查,档案材料符合归档要求的材料可归入档案,不符合归档要求的不得归入档案。学生在校期间因个人原因获得的校外材料,原则上不归档,由毕业后档案接收单位归档。  

   档案转出时,内容应能完整体现在我校期间的学籍材料(结业、退学、休学、保留入学资格、复学等变更材料)、毕业材料(毕业生登记表、学历证明、毕业生就业通知书等)和学位材料(学位申请、授予等材料)、奖励材料、组织材料、出国(出境)材料等情况。  

   六、强化档案转出流程管理。  

   (一)档案管理部门和各学院应向档案转出研究生介绍档案转出流程。各学院要督促本学院研究生及时办理档案转出手续,并提醒学生在档案转出后尽快与档案接收单位核实。  

   (二)毕业生档案的转递由档案管理部门根据学生就业创业指导中心当年发布的毕业生档案寄送通知的要求办理。研究生毕业时学校根据学生的就业情况确定学生档案是否继续留在学校保管;确定档案留在学校保管的,毕业生要根据学校的要求办理档案托管手续;托管的档案保管时间依据北京市教委和学校当年度的户档政策确定,托管期限届满后,学生档案直接转回其生源地档案管理部门。  

   (三)研究生发生转学、开除学籍、退学、死亡等学籍变动的,档案管理部门应及时将研究生档案转递给新的档案材料管理单位,本人不能办理的,由所在学院协助办理。转学的学生,其档案按新院校或新单位地址转送;开除学籍、退学、死亡的学生,其档案从办理学籍变动起,转回其生源地档案管理部门,或交由学生本人及其直系亲属;学生存在其他情形的,研究生档案经档案管理部门审查备案后,方可根据具体情况进行处理,并办理登记手续。  

   (四)研究生档案必须经档案管理部门严格密封后按照档案指定寄送方式或遵照有关规定转递,必要时可派专人送取;除非档案接收单位提供情况说明,否则研究生档案一般不得由本人自带;对因为各种原因退回或滞留的研究生档案,在检查密封完整的基础上由档案管理部门继续保管并进行登记,并按照学生就业创业指导中心的有关要求办理后续的档案转递手续。                  

   特此通知。  

 

                                                              研究生工作部、研究生院  

                                                                2020628

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